学会《向上汇报》

由于工作的变更,从小公司进入了大公司,起初会面临各种不如意的地方,最显著的地方就体现在每月一次的会议中。

 

以前的企业中虽然每个季度才召开一次安全会议,但是会议中并没有太多人会主动发言,会议往往半个小时左右就会结束。如此的会议,会显得开的没有什么成效或给人走过场的感觉。所以每次为了让会议开得好看一些,开会时的语速会慢一些,会议内容也会多一些、杂一些。但是在新公司中开会,按照以往的惯例来召开,却遭到了当头棒喝。有一次高层领导甚至直接说“所有领导坐在这里不是专门听你讲的,直接挑重点讲”。原来发现自己在新公司内并不会汇报,所以按照别人的推荐购买了《向上汇报》一书。不过遗憾的事,书籍放在书架上面数月之后才阅读,但阅读之后颇有原来如此的感觉。

 

公司内的高层领导展现给我们的是推动事情的巨大能量和所能够提供的丰富的资源,同时伴随的是紧凑的时间安排和巨大的经营压力。所以我们向上汇报的时候应该考虑以上的背景信息。全书主要有两个观点:

1、在最高层管理层,内容才是最重要的;

2、糟糕的汇报风格可以毁掉你静心准备的汇报。

 

此书对自己有用的信息主要如下:

1、内容精简扼要:高管都是看过成千上万张PPT的,所以他们大多数时候都能够一眼看出PPT中所要表达的意思,因此PPT的信息需要精简扼要。同时需要使用大量的数据来佐证自己的观点,尽量从客观的角度来陈述。

2、直奔主题:如上面的描述,高管的时间安排极其紧凑,甚至会在汇报过程中由于突发事件而离开,所以汇报一开始就要开门见山的陈述自己的观点或要求,然后再罗列理由和证据,最后再重新陈述一下自己的观点即可。以上即为“电梯游说”的PREP结构:Position(观点)、Reason(理由)、Evidence(证据)、Position(观点)。

3、做好充分准备:汇报的内容也需仅有数页PPT,但是很多时候领导都会顺藤摸瓜的询问一些相关问题。所以作为汇报人,需要同时将相关的信息都要提前了解清楚,以防被问的哑口无言,不但会影响汇报进度,而且会被认为不尽职。

4、掌握10/30原则:30分钟的时间计划中,汇报时间最多占用10分钟,剩下的20分钟留给讨论时间,往往能够产生价值的信息会在讨论时间内产生。正是因为自己并没有了解到此要求,所以刚开始才会在新公司的会议中碰壁。

 

向高层汇报与一般汇报中的区别对比见下图:

 

此书中通过罗列一些案例和建议,对向上汇报工作给出了一些很好的指引。另外书籍的最后部分,还有一些高管建议以及个人发展建议都是可以作为参考的,不再额外罗列。

简单制作思维导图供参考:

点击链接查看大图:http://ww4.sinaimg.cn/large/aa96905agw1f162z8kntpj20sm0rhn2y.jpg

 

以上思维导图源文件以及《向上汇报》的主要内容文摘请点击链接索取: http://pan.baidu.com/s/1pK6cR2r 密码: uen7

 

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